1. Définitions et termes généraux
1.1. Le prestataire : Photo-Booths Benelux BVBA, dont le siège social est établi à 35 Rue du Congrés, 1000 Bruxelles, Belgique, avec :
- Numéro d'enregistrement de la société : 0683.832.380
- Numéro de TVA : BE0683.832.380
1.2. Le client : La personne ou l'entreprise qui loue le Photo-Booth.
- Un particulier est identifié dans le formulaire de confirmation de réservation dans la section facturation.
- Une entreprise est identifiée dans le devis officiel en tant que destinataire ou dans le formulaire de confirmation de réservation dans la section de facturation.
1.3. L'équipement : Le contenu complet de l'installation du Photo-Booth, y compris mais sans s'y limiter :
- Matériel et accessoires photographiques
- Accessoires de déguisement (les accessoires en papier ne doivent pas être retournés)
- Toiles de fond, éclairage supplémentaire et câbles d'extension
1.4. Le Contrat de location : Le contrat juridiquement contraignant entre le prestataire et le client, qui est valable pour la date, le lieu et les conditions spécifiés dans le formulaire de confirmation de réservation ou le devis officiel.
1.5. Période de service : La durée de location convenue, telle que confirmée dans le formulaire de confirmation de réservation ou le devis officiel.
2. Conditions de réservation et de paiement
2.1. Réservations privées
Les particuliers doivent verser un acompte de 100 € pour garantir la réservation. L'acompte sera déduit du solde final. La réservation n'est confirmée que lorsque le prestataire envoie une confirmation écrite après réception de l'acompte.
Le solde doit être payé avant l'événement. La facture contenant le solde sera envoyée environ 14 jours avant l'événement. Si la réservation est faite moins de 14 jours avant l'événement, la facture sera envoyée directement après la réservation et le paiement devra être effectué avant le début de l'événement.
2.2. Réservations des entreprises
Pour les réservations d'entreprises, le prestataire émettra une facture avec un délai de paiement de 14 jours, sauf accord contraire. Un contrat contraignant est formé lorsque le client accepte le devis officiel par écrit.
2.3. Retards de paiement et pénalités
Si la facture n'est pas payée à temps, les pénalités suivantes s'appliquent :
- 7 jours de retard → 25 € d'amende
- 14 jours de retard → 50 € d'amende (cumulatif)
- 28 jours de retard → 100 € d'amende (cumulatif)
Le prestataire se réserve le droit de facturer des intérêts de 3 % par mois sur les montants en souffrance. Tous les frais de justice ou d'agence de recouvrement encourus seront facturés au client.
3. Annulation et reprogrammation
3.1. Annulations de réservations privées
- Plus de jours avant l'événement → L'acompte sera restitué au client quelle que soit la raison de l'annulation.
- Moins de 30 jours avant l'événement → L'acompte est perdu mais peut être utilisé comme crédit pour des réservations futures dans les 12 mois.
3.2. Annulations de réservations d'entreprises
- Plus de 30 jours avant l'événement → aucun frais n'est appliqué.
- Moins de 30 jours avant l'événement → Le montant total de la location est dû.
3.3. Reprogrammation d'une réservation
- La reprogrammation est autorisée si elle est demandée au moins 7 jours avant l'événement et est soumise à disponibilité.
- Si la reprogrammation n'est pas possible, des frais d'annulation s'appliquent conformément aux sections 3.1 et 3.2.
4. Prestation de services et force majeure
4.1. Le prestataire garantit que le photomaton sera opérationnel pendant au moins 95 % de la période de service convenue.
4.2. Si le temps d'indisponibilité dépasse 5 % en raison d'une panne d'équipement, le prestataire effectuera un remboursement au prorata.
4.3. Le client doit informer le prestataire immédiatement en cas de problème. Le fait de ne pas signaler les problèmes pendant l'événement annule le droit à un remboursement.
4.4. Si les photos imprimées ne peuvent être produites sur place en raison de problèmes techniques, le prestataire enverra gratuitement des copies imprimées par la poste.
4.5. Le prestataire n'est pas responsable des retards dus à des cas de force majeure (par exemple, catastrophes naturelles, pannes de courant, grèves, coupures d'électricité). Si l'événement est annulé pour cause de force majeure, le client recevra un crédit de reprogrammation valable pendant 12 mois.
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5. Utilisation de l'équipement et responsabilités du client
5.1. Le client doit s'assurer
- Le lieu permet l'installation d'un photomaton.
- Un espace suffisant (240 cm x 240 cm x 240 cm s'il est accompagné d'un fond, 200 cm (hauteur) x 100 cm x 100 cm s'il n'est pas accompagné d'un fond) et une prise de courant dans un rayon de 10 mètres sont disponibles.
- Les invités de l'événement utilisent le stand de manière responsable (pas de nourriture, de boissons ou d'objets dangereux sur le stand).
5.2. Le client est entièrement responsable de toute perte ou de tout dommage causé à l'équipement en raison de :
- Négligence ou mauvaise utilisation par les invités de l'événement.
- Déplacement de l'équipement sans autorisation.
- Incendie, vol, inondation ou dommages intentionnels.
6. Responsabilité et indemnisation
6.1. Le prestataire n'est pas responsable de :
- Perte d'activité, de bénéfices ou d'opportunités due à l'utilisation du Photomaton.
- Restrictions concernant le lieu ou facteurs environnementaux ayant une incidence sur la qualité du service.
- les dommages corporels résultant d'une utilisation inappropriée de l'équipement.
6.2. Le Client s'engage à indemniser le Prestataire contre :
- Toute réclamation découlant de l'utilisation des photographies de l'événement.
- Dommage, vol ou perte de l'équipement du prestataire sur place.
- les réclamations juridiques liées à la violation de la confidentialité des données si le client utilise à mauvais escient les images de l'événement.
7. Politique en matière de droits d'auteur et de protection de la vie privée
7.1. En utilisant le Photomaton, les participants à l'événement autorisent le Prestataire à :
- Stocker, reproduire et partager des images d'événements avec le client.
- Utiliser des images à des fins de marketing (sauf si vous avez choisi de ne pas le faire avant l'événement).
7.2. Le client a le droit de :
- Demander la suppression définitive des images de l'événement.
- Vous pouvez refuser l'utilisation des services de marketing en envoyant un courrier électronique au prestataire avant l'événement.
8. Résolution des litiges et droit applicable
8.1. Les deux parties conviennent de tenter une médiation avant d'entamer une action en justice.
8.2. Le présent accord est régi par le droit belge et tout litige sera réglé par les tribunaux belges.